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Compliance-Management-System

Das Compliance-Management-System ist in den konzernweiten Management-, Steuerungs- und Kontroll-strukturen fest verankert und beinhaltet alle Instrumente, Prozesse, Richtlinien, Anweisungen und Maßnahmen, die sicherstellen sollen, dass die Prozesse in den Gesellschaften des Rheinmetall-Konzerns mit den länderspezifischen maßgeblichen Gesetzen, rechtlichen Rahmenbedingungen, regulatorischen Vorschriften sowie mit den unternehmenseigenen Richtlinien übereinstimmen. Es schafft die organisatorische Voraussetzung dafür, dass die geltenden Standards bereichsübergreifend bekannt gemacht werden können. Für den Fall, dass verbindliche Rechtsvorschriften in einzelnen Ländern von den im Compliance-Management-System festgelegten Regelwerken abweichen, gilt die jeweils strengere Regelung.

Ungesetzliches Verhalten kann vielfältige Schäden verursachen und schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. die Verhängung von Bußgeldern, die Abschöpfung von Gewinnen, die Geltendmachung von Schadenersatz und die strafrechtliche Verfolgung. Darüber hinaus besteht die Gefahr eines erheblichen und nachhaltigen Reputationsverlustes und damit der Schädigung von Marktpositionen. Deshalb zielt das konzernweit gültige Compliance-Management-System darauf ab, durch ein umfassendes Regelwerk, aktuelle Informationen über wichtige Entwicklungen, regelmäßige Schulungen und persönliche Beratung gesetzestreues und regelkonformes Verhalten zu gewährleisten, die Mitarbeiter vor Verstößen gegen Gesetze und Unternehmensrichtlinien zu bewahren und sie dabei zu unterstützen, Gesetze und Unternehmensrichtlinien richtig und sachgerecht anzuwenden.

Compliance ist eine wesentliche Führungsaufgabe. Führungskräften kommt eine besondere Vorbildfunktion zu, von ihnen wird ein hohes Maß an Rechtschaffenheit und Integrität erwartet. Zum Ausdruck ihrer Selbstverpflichtung unterzeichnen sie seit Ende der 1980er Jahre eine Legalitätserklärung. Als Vorgesetzte sorgen sie dafür, dass ihre Mitarbeiter über das Compliance-Management-System informiert sind, die Regelungen verstehen und beachten. Darüber hinaus nehmen sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern an den angebotenen Präsenzschulungen teil und absolvieren zudem verschiedene elektronische Lernprogramme. Der Chief Compliance Officer unterweist auch den Aufsichtsrat und die Mitglieder des Vorstands der Rheinmetall AG in Fragen zur Compliance. Ebenso werden Führungskräfte je nach deren Aufgabengebiet zu spezifischen Compliance-Aspekten vertieft geschult.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – vom Vorstand über Geschäftsführungen und Führungskräfte bis zu den Beschäftigten in den operativen und administrativen Einheiten – sind verpflichtet, im Rahmen ihrer Aufgaben und Tätigkeiten verbindliche Regelwerke, unter anderem:

  • Compliance-Richtlinie
  • Code of Conduct
  • Richtlinie zur Kriegswaffen- und Exportkontrolle Bundesrepublik Deutschland
  • Richtlinie zum Exportkontrollrecht anderer Staaten
  • Richtlinie zur Vermeidung von Korruption und anderen strafbaren Handlungen
  • Richtlinie zur Handhabung von Offsetverpflichtungen
  • Richtlinie zur IT-Sicherheit
  • Richtlinie zur Unternehmenssicherheit
  • Richtlinie zum Waffenrecht der Bundesrepublik Deutschland
  • Richtlinie zum Umgang mit Geschenken
  • Richtlinie zum Umgang mit Bewirtungen
  • Richtlinie zum Umgang mit Einladungen zu Veranstaltungen
  • Richtlinie Social Media

zu befolgen. Die Dokumente sind leicht zugänglich und schnell auffindbar im Intranet hinterlegt.

Alle Beschäftigten sind aufgefordert, in ihrem Verantwortungsbereich aktiv an der Umsetzung und Beachtung des Compliance-Management-Systems mitzuwirken, das von dem Arbeitskreis Compliance den jeweils geltenden rechtlichen Anforderungen angepasst, in regelmäßigen Abständen im Hinblick auf neue Erkenntnisse weiterentwickelt und im Fall von vermuteten bzw. aufgedeckten Vergehen gegen Compliance-Regeln ad hoc überprüft wird. Die Umsetzung des Compliance-Management-Systems wird durch Berichte der Compliance Officer sowie durch Prüfungen der Internen Revision überwacht.

Nicht nur bei Überlegungen zur strategischen und operativen Ausrichtung des Rheinmetall-Konzerns, sondern auch in der täglichen Geschäftspraxis wird bei Entscheidungsprozessen Compliance unter Risikoaspekten mit berücksichtigt. Das entsprechende Prozedere ist in den Handbüchern zum Risikofrüherkennungssystem, auf denen die jährliche Risikoinventur sowie die monatlichen Risikomeldungen basieren, festgelegt.

Vertriebsmittler und Berater werden gemäß definierten Verfahrensschritten umfangreichen Due-Diligence-Prüfungen unterzogen, deren Detailtiefe unter anderem von dem aktuellen Länderrating durch Transparency International (Corruption Perception Index) bestimmt wird. Die Division, für die der potenzielle Geschäftspartner tätig werden soll, begründet gegenüber dem Compliance Officer die Wahl dieses Vertriebsmittlers bzw. Beraters und nimmt mit Unterstützung des Compliance Officer eine Risikobetrachtung und -einschätzung vor. Über Meta-Suchmaschinen sowie über spezielle Datenbanken wie zum Beispiel Lexis und RepRisk sowie und Sanktionslisten wird eine erste Überprüfung vorgenommen. Darüber hinaus reichen die potenziellen Geschäftspartner Unterlagen wie Selbstauskunft, Handelsregisterauszug und Bankbestätigung zum Nachweis ihrer Geschäftsorganisation ein. Abhängig von dem Ergebnis dieser ersten Auswertungen kann auch eine tiefergehende Untersuchung eingeleitet werden. Erst wenn im Rahmen eines formalisierten Verfahrens alle an der Überprüfung Beteiligten ihre Zustimmung zum Engagement des potenziellen Geschäftspartners gegeben haben, beginnen die Vertragsverhandlungen. Verträge sehen zudem Regelungen vor, nach denen der Vertriebsmittler bzw. Berater regelmäßig nachweisen muss, dass seine Vergütung in einem angemessenen Verhältnis zu den geleisteten Diensten steht.

Bei der Anbahnung von Akquisitionen und Joint-Venture-Aktivitäten werden ebenfalls umfangreiche und detaillierte Due-Diligence-Prüfungen zur Corporate Governance sowie Compliance vorgenommen.

Um Beschäftigte aller Hierarchiestufen für Compliance-Risiken zu sensibilisieren, werden zahlreiche, auch auf spezielle Funktionen, wie z. B. Einkäufer oder Vertriebsmitarbeiter, zugeschnittene Seminare und Workshops durchgeführt, in denen Gesetze und wichtige Bestimmungen erläutert, weiterführende Inhalte vermittelt und anhand von Fallbeispielen praktische Hinweise für richtiges Verhalten in konkreten Situationen in der täglichen Arbeit gegeben werden. Flankiert werden diese Präsenzschulungen, die auch ein praxisnahes Forum für Diskussionen sind, durch interaktive Onlineprogramme. Pro Jahr werden bis zu rund 1.700 Beschäftigte an in- und ausländischen Standorten im Rahmen von Compliance Awareness Trainings nicht nur in allgemeinen Compliance-Themen, sondern insbesondere zur Prävention von Korruption, zur Exportkontrolle und zum Kartell- und Wettbewerbsrecht unterwiesen. Die Schulungsinhalte werden von den Compliance Officern unter Beteiligung des Arbeitskreises Compliance bzw. fallweise auch unter Hinzuziehung von externen Experten konzipiert und je nach Teilnehmergruppe inhaltlich angepasst oder um länderspezifische bzw. regionale Besonderheiten ergänzt.

Im Fall von Hinweisen auf beobachtete bedenkliche Vorgänge, Regelverstöße oder mögliche unzulässige Geschäftspraktiken können sich Mitarbeiter entweder direkt an ihre Vorgesetzten und verschiedene andere Stellen im Unternehmen, aber auch an einen unabhängigen, externen Ombudsmann, von Beruf Rechtsanwalt, wenden. Der Schutz aller Hinweisgeber ist gewährleistet, Repressalien brauchen sie nicht zu befürchten. Für Beschäftigte, die in Untersuchungen zu möglichen Compliance-Verstößen involviert sind, gilt bis zum Beweis des Gegenteils die Unschuldsvermutung. Eingegangene Hinweise werden systematisch analysiert. Auf Basis bewährter Ablaufpläne werden konsequent Nachforschungen angestellt und, unter Umständen unter Einschaltung externer Spezialisten, angemessene Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Klärung des gemeldeten Sachverhalts ergriffen. Vertraulichkeit und Diskretion stehen dabei an oberster Stelle. Bei Bedarf schalten wir die zuständigen Behörden ein und kooperieren zur Aufklärung mit ihnen. Nachgewiesenes Fehlverhalten wird sanktioniert und zieht organisatorische Maßnahmen sowie für die zuwiderhandelnden Mitarbeiter arbeits-, zivil- und auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich.