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Compliance-Management-System

Ablauforganisation

Zur Unterstützung bei Fragen und Herausforderungen im Zusammenhang mit „Compliance“ hat Rheinmetall eine eigene Compliance-Organisation unter fachlicher Führung des Chief Compliance Officers eingeführt. Das Rheinmetall Compliance Management System hilft den Mitarbeitern, Führungskräften und weiteren Stakeholdern durch geeignete Regeln, Strukturen und Prozesse, die Aufklärung von Regelverstößen sowie eine service-orientierte Beratung mögliche Compliance-Risiken im operativen Tagesgeschäft bestmöglich zu vermeiden.

Das Rheinmetall Compliance Management System wurde im Rahmen einer Zertifizierungsmaßnahme auf Basis des Prüfstandards IDW PS 980 ("Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance-Management-Systemen") von einem externen Wirtschaftsprüfer geprüft.

Ressort- und Aufgabenverteilung der Rheinmetall Compliance-Organisation

Ressort- und Aufgabenverteilung der Rheinmetall Compliance-Organisation

Auditierung des CMS

Der Zentralbereich Internal Audit untersucht auf Basis eines vom Vorstand genehmigten und risikoorientierten Prüfungsplans jährlich die Abläufe, Strukturen und Vorgehensweisen auf Ordnungsmäßigkeit, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit. Wesentlicher Bestandteil und Schwerpunkt im Prüfungsplan ist die regelmäßige Überprüfung der Compliance Management Systeme der einzelnen Gesellschaften und Management Einheiten, um ein regelkonformes Verhalten des Unternehmens und der Mitarbeiter sicherzustellen.

Dabei orientieren sich die Prüfungsinhalte an den klaren Anforderungen und Standards eines Compliance Management System basierend auf dem IDW PS 980. Beurteilt wird die Konzeption sämtlicher Grundelemente des Compliance Management Systems hinsichtlich Angemessenheit und Wirksamkeit. Darüber hinaus findet eine Überprüfung der Anwendung und Einhaltung relevanter Compliance Richtlinien im Rahmen einer Stichprobenauswertung statt, die die Vorgänge der Geschäftspartnerprüfung, Zuwendungsrichtlinie sowie die Spenden umfasst.

Ein abschließender Bericht enthält zum einen eine Beurteilung der implementierten CMS-Grundelemente und deren Eignung wesentliche Risiken und Verstöße zu erkennen und diese zu verhindern. Zum anderen werden in dem Abschlussbericht Maßnahmen und Verbesserungspotentiale identifiziert, deren fristgerechte Umsetzung im Rahmen eines definierten Follow-Up Prozesses von Internal Audit nachgehalten wird.

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CMS-Audit-Ansatz basierend auf den Grundelementen des IDW PS 980-Standards

Aufbauorganisation

Die Rheinmetall Compliance-Organsation besteht einerseits aus dem Corporate Compliance Office auf Holding-Ebene. Dieses wird vom Chief Compliance Officer geleitet und ist in die Unterabteilungen Prevention, Investigation, Policy Management & Reporting und Data Protection unterteilt.

Unterhalb der zentralen Ebene befinden sich Compliance-Teams auf allen operativen Ebenen in der DACH-Region sowie in den Vertriebsregionen EMEA, Südafrika, Brasilien, Indien, China, Japan und NAFTA. Somit erstreckt sich der Betreuungsbereich der Rheinmetall-Compliance-Organisation auf alle im Mehrheitseigentum der Rheinmetall AG stehenden Gesellschaften (siehe zu den Anteilsverhältnissen auch Geschäftsbericht 2018 , S. 200-204).

Compliance Training

Die Schulung von Mitarbeitern zu Compliance-relevanten Themen ist fester Bestandteil eines umfassenden Compliance-Management-Systems.

In der Rheinmetall Group finden hierfür regelmäßig verschiedene Schulungsformate statt. Diese reichen von allgemeinen Compliance-Awareness-Präsenzschulungen über risikogruppenspezifische Präsenzschulungen (z.B. für höheres Management, Vertrieb oder Einkauf) bis zu umfangreichen E-Learning / WBT-Programmen zu Themen wie Antikorruption, Kartellrecht oder Datenschutz.

Die Schulungsteilnahme wird durch die HR-Organisation überwacht und gefördert. Eine Bestandsaufnahme zu Schulungszahlen findet kontinuierlich statt und wird regelmäßig an den Vorstand sowie einmal jährlich an den Aufsichtsrat gemeldet.

Stärkung der Vorbildfunktion

Die Faktoren integres Verhalten, Vorbildfunktion und Compliance-Verständnis werden im Rahmen des Mitarbeiter-Kompetenzmodells, welches Teil der übergeordneten Personalentwicklungsstrategie des Konzerns ist, konkret bewertet. Eine positive Bewertung des Mitarbeiters bei diesen Kriterien ist Grundvoraussetzung für dessen oder deren persönliche Eignung als Führungskraft bei Rheinmetall.

Compliance Reporting

Die Berichterstattung innerhalb der Compliance-Organisation sowie zu den gesetzlichen Organen wie Aufsichtsrat, Vorstand und Geschäfstführungen sowie zu den Führungen der Matrix-Organisation findet in standardisierter Form statt.

Im Wesentlichen wird gegenüber dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates jährlich, sowie gegenüber dem Vorstand der Rheinmetall AG und den Bereichstvorständen innerhalb der Matrix-Organisation monatlich berichtet. Ungeachtet dessen ist die Compliance-Organisation strukturell und personell in der Lage, jederzeit auf Anforderung oder bei unvorhergesehen eintretenden Ereignissen, anlassbeszogen zu berichten.